Viele schrecken davor zurück oder sehen es irrelevant an, die eigenen Abläufe zu dokumentieren, bis sie wachsen und im Chaos versinken.

Die klassischen Reaktionen auf dieses Chaos sind jedoch in den meisten Fällen erstmal:

Selbstoptimierungswahn

Hier ein bisschen Zeitmanagement, da noch ein bisschen Selbstorganisation, garniert mit einer Portion Selbstgeißelung, warum man dass nicht hin bekommt. Zeit- und Selbstoptimierung sind ohne Zweifel wichtige Aspekte für eine Selbstständige. Die gängigen Methoden sind isoliert betrachtet nur für die bereits gut organisierten hilfreich. Wer etwas zum Chaos neigt braucht einen individuell passenden Mix.

Übereiltes Outsourcen

Überall liest man ja schließlich „hol dir Hilfe, bevor du sie dir eigentlich leisten kannst“. Das mag im Grundsatz auch richtig sein, aber! es wahnsinnig viel Arbeit die richtigen Teammitglieder zu finden, wenn man eigentlich gar nicht so genau weiß was man abgeben will und wen man dafür braucht. Außerdem, wer sein Team aber ohne zu überlegen vergrößert, verschafft sich oft mehr Arbeit als vorher oder es bleibt bei der gleichen Belastung, nur mit neuen Schwerpunkten, denn mit einem Team kommen Schnittstellen- und Führungsaufgaben hinzu.

Stilles Aushalten bis zum Burn Out und im schlimmsten Fall, sogar das Business aufgeben.

Alles wächst über den Kopf und andere schaffen das ja auch?
Diese Art zu denken bringt dich nur weiter an den Rand der Verzweifelung. Was die Anderen machen oder schaffen ist egal. Du musst auf dich achten und versuchen Lösungen zu finden.

Der fliegende Flickenteppich

In einer Selbstständigkeit ist es oft so, dass wir organisch wachsen, unsere Strukturen jedoch vernachlässigen. Und dann balancieren wir irgendwann auf einem fliegenden Flickenteppich, immer in Gefahr herabzustürzen ins Chaos.

Dabei ist die Lösung doch eigentlich ganz einfach:

Abläufe bzw. Prozesse dokumentieren.

Ja, ich weiß. Keine Zeit, Keine Lust. Brauch ich noch nicht. Das höre ich immer wieder, wenn ich das erzähle, was ich mein Schwerpunkt ist.
Glaub mir, ich versteh dich. Dokumentation rangiert auch auf meiner Spaßskala eher so bei Wachsenthaarung und Toilette putzen!
Was bei mir allerdings ganz hoch im Kurs steht: Ich will meine wertvolle Zeit sinnvoll einsetzen. Das schaffe ich nur, wenn ich den Aufwand für die Pflichtaufgaben so gering wie möglich halte. Und somit ist der Zeitaufwand einer Prozessdokumentation sehr gewinnbringend eingesetzt.

Was sind denn nun die Vorteile einer Ablaufdokumentation?

Mehr Energie & Zeit für Visionen

Wenn wir alle Abläufe im Kopf bunkern, kostet uns das Zeit und Energie. Bei jeder Aufgabe müssen wir nachdenken, was die Arbeitsschritte sind, welche Tools oder Arbeitsmaterialien brauche ich oder wie war doch gleich der LogIn? Die Brain-Power können, wollen und sollten wir doch lieber für unsere Visionen und Ideen nutzen, oder?

Du sparst bares Geld

Für Selbstständige ist Zeit Geld und je mehr Zeit wir für unserer Kunden haben, desto besser. Nicht zu vernachlässigen ist der Aspekt auf hinsichtlich Outsourcing. Oft gibt es Stundenpakete pro Monat und wenn man diese nicht ausnutzt ist das vergeudetes Geld. Wer jedoch durch Dokumentation weiß, wie lange Aufgaben dauern, kann viel kostensparender einkaufen.

Einfaches Outsourcen

Du weißt, was du abgeben möchtest, wie viel Aufwand das ungefähr bedeutet und wen bzw. was du dafür benötigst. Damit ist es kinderleicht eine aussagefähige Ausschreibung zu formulieren und so das perfekte Team-Mitglied zu finden.

Schnelleres Ein-/Abarbeiten

Sowohl für dich als auch dein Team ist es eine echte Erleichterung, wenn nur nachgesehen und abgehakt werden muss, um die richtigen Arbeitsschritte zur passenden Zeit zumachen.

Reduziertes Chaos

Wer die sich ständig wiederholenden Aufgaben ordnet baut sich damit ein solides Fundament auf. Das gibt nicht nur Sicherheit sondern setzt auch unsere Kreativität frei.

Flexibilität für Todo-Liste

Die niemals endende Todo-Liste, die uns aufzufressen droht, wie das Nichts aus der Unendlichen Geschichten.  Uah. Doch wir können dem ein Schnippchen schlagen. Wer nämlich weiß, wie lange eine Aufgabe dauert, kann sie auch viel flexibler dazwischen schieben, wenn sich unerwartet ein Zeitfenster auftut.

Höhere Qualität = Wettbewerbsvorteil

Prozessmanagement gehört zu den Qualitätsmanagementprozessen. Gut strukturierte und dokumentierte Prozesslandschaften gewähren unweigerlich eine höhere Qualität und das bedeutet gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil.

Ganz schön gute Argumente, oder?

Also starte einfach und schreibe deine ersten Arbeitsabläufe auf. Du wirst schnell merken, wie viel leichter dir die Aufgabe beim nächsten Mal von der Hand gehen wird.
Und siehe jede Frage von Dienstleistern, deinem Team oder die du dir selbst stellst, als Anregung deine Abläufe zu optimieren.

 

Ein Ablaufdokumentation entsteht nicht an einem Tag.
Sie wächst und gedeiht.