Gerade in der Online-Welt arbeiten wir viel und oft mit externen Dienstleistern zusammen, sei es eine Virtuelle Assistenz, Webdesigner, Social Media Betreuung, Projektmanager, etc. und früher oder später, folgt dann auch oft das eigene Team, mit angestellten Mitarbeitern.

Natürlich bringt Outsourcing oder das eigene Team auch andere Herausforderungen mit sich. Damit das Team arbeiten kann braucht es Zugriff auf unsere Tools und Accounts. Doch wie viel gebe ich wem preis? Wie organisiere ich das? Und was ist, wenn jemand das Team verlässt?

Wie schon in meinem Artikel „3 Tipps, wie du beim Outsourcing Zeit und Nerven sparst“ angemerkt, ist die Auswahl der Persönlichkeiten für ein gutes Team entscheidend. Das ist auch wichtig, wenn es um die Weitergabe von vertraulichen Daten, wie eben Accounts & Passwörter, wichtig.

Im Alltag

Uns ist allen klar, dass die einfachste und sicherstes Lösung ist, jeden Team-Mitglied einen eigenen Account einzurichten. Am besten auch noch die Zugriffs- und Sichtrechte individuell zu bestimmen. Die Krux ist, dass viele (Online-) Tools sich Team-Accounts teuer bezahlen lassen. Da ist es nur verständlich, dass man auch mal seine eigenen Account-Daten an sein Team weiter gibt. Das wiederum birgt andere Gefahren, da man so nun mal auch die Hoheit über seine Accounts mit Dritten teilt. In meinem Artikel „Wie sicher sind deine Zugangsdaten“ bin ich bereits näher auf die Thematik Sicherheit bei Online-Accounts eingegangen. Ein ganz wichtiger Punkt ist, dass die Daten der E-Mail-Adresse, auf die deine Accounts registriert sind, einzig und allein dir und deinem Password-Safe bekannt sein sollten. Und wer es richtig ordentlich machen möchte: Mit einer 2-Faktoren-Authentifizierung, sichern. Warum? Sollte man sich doch mal im Unfrieden trennen, kann auch weniger Schindluder mit deinen Accounts getrieben werden.

Wenn ein Team-Mitglied das Team verlässt.

Sei es, weil das Projekt beendet ist oder man einfach getrennte Wege gehen möchte. Es müssen alle Passwörter für die Accounts umgehend geändert, die Rechte entzogen und Accounts deaktiviert oder ggf. gelöscht werden. Das ist für deine Datensicherheit unumgänglich und darf auch nicht lange aufgeschoben werden.

„Das ist aber aufwändig.“, denkst du dir jetzt?

Mit ein wenig Organisation und strukturierten Vorgehen lässt sich auch hier der Zeitaufwand minimieren. Die Sicherheit deiner Daten und Konten für die du gegebenenfalls Geld zahlst und sollte es dir wert sein.

Accountdaten herausgeben, aber wie?

Das Password-Manager-Tool

Der Lebensretter für uns alle. Denn hier kann man sich eine halbwegs vernünftige Struktur aufbauen und dem Ex-Team die Passwörter auf einen Schlag entziehen.

Für größere Teams und Unternehmensstrukturen empfehle ich ein professionelles Tool, das über saubere Sicherheits- und Rollenkonzepte verfügt und die Daten nicht bei dem Tool-Anbieten in der Cloud gespeichert wird, sondern in der eigenen!!!

Für alle anderen sollte gelten: Jedem Team bzw. Team-Mitglied ein eigener Tresor (Vault)!

Es gibt ein Projekt oder ein Team, in dem alle auf einen Account zu greifen müssen? Bitte sehr, da kann man auch schon mal einen Tresor für ein Team machen.

Bei personalisierten Accounts oder Accounts, auf die nur einzelne neben dir zugreifen dürfen? Ein persönlicher Tresor für das Team-Mitglied, ist ein Muss.

Je nach Tool kannst du die Tresore entweder in der Anbieter-Cloud zur Verfügung stellen oder in deinem Drive oder sonstigen Cloud-Anbieter.

„Mein Password-Manager hat eine Hide-Password-Funktion“

Joa. Du nutzt sicher LastPass.

Die Hide-Funktion ist ein nettes Marketing-Feature. Schon vor einigen Jahren wurde bekannt, dass Passwörter trotz Hide-Funktion recht einfach ausgelesen werden können. Und darauf weist LastPass etwas kryptisch im Handbuch hin. Abgesehen von dieser Schwachstelle ist LastPass ein sehr guter Password-Safe mit den modernen Verschlüsselungsmethoden. 

Wer hat welche Zugangsdaten?

Ich bin große Freundin von Unternehmenshandbüchern, in denen einfach alles zum Unternehmern dokumentiert wird. Tools und Software können hier aufgeführt werden, mit allen interessanten Daten. Das sorgt für Überblick, über die aktuell verwendeten Tools sowie über die Kosten und Abo-Laufzeiten. Auch Team-Mitglieder, die Zugang zu den Tools haben, kann man hier vermerken.

Oder man führt eine Art Personalakte, in der die Tools gelistet sind.

Ihr könnt auch einfach eine Excel-Liste nutzen.

 Hauptsache ihr wisst, welche Zugangsdaten geändert werden müssen, denn da führt kein Weg dran vorbei!