Dein Business floriert und du möchtest weiter wachsen und skalieren. Wenn du bislang alles alleine gemacht hast, wird dieser Schritt ohne Unterstützung nicht oder nur schwer umsetzbar sein.

Oft wird erst nach Hilfe gesucht, wenn der Stress bereits ins unermessliche gestiegen ist. Aus dem Leidensdruck heraus wird dann schnell ein Post in irgendeine Facebook-Gruppe abgesetzt. Danach platzt das Postfach aus allen Nähten mit Bewerbungen und man verliert völlig den Überblick wen man denn jetzt nehmen soll. Man trifft einfach irgendeine Entscheidung und denkt „jetzt wird alles gut“.
Doch dann müssen die ganzen vertraglichen und rechtlichen Dinge geregelt werden, die Accounts geteilt, die Arbeit verteilt, die Abstimmung arrangiert, Deadlines kommuniziert und so weiter und so weiter…

Outsourcing klingt bei vielen im Netz nach schneller Erleichterung, kann sie auch sein, wenn man sich vorher Gedanken macht. Wer vorab ein wenig Zeit investiert, wird diese beim Outsourcing-Prozess vielfach zurückgewinnen und hat zudem noch sehr gute Chancen das perfekte Team-Mitglied zu finden.

Meine Tipps für einen entspanntes Outsourcing

„Not ist ein schlechter Ratgeber“

Es kann schwer sein, wenn man auf dem Zahnfleisch geht, rationale Entscheidungen zu treffen. Hilfe. Jetzt. Gestern. schreit es in einem. Doch überhastetet Stellenausschreibungen bringen weder dir, noch deinem potentiellen Dienstleister etwas. Um genau zu sein, kosten sie euch sogar etwas, nämlich Zeit. Zeit zu klären, was du überhaupt auslagern willst, Stundenvolumen schätzen, Preisdiskussionen. Zeit, die du doch gar nicht hast!
Wer sich vorab über die Eckpunkte Gedanken macht, kann viel sicherer und gezielter an die Auswahl des richtigen Team-Mitglieds herangehen.
Eine aussagekräftige Stellenausschreibung hilft dir dabei, aus den Bewerbern/Angeboten die Kandidaten heraus zu fischen, die zu dir und deinen Anforderungen passen.
Nimm dir auch Zeit deinen Kandidaten vor und beim Interview richtig auf den Zahn zu fühlen. Verlass dich nicht nur auf irgendwelche 5* Bewertungen, Like-Anzahlen im Profil oder Testimonials auf Homepages. Es wird oft empfohlen, obwohl nie wirklich zusammen gearbeitet wurde oder sogar Kundenstimmen gefakt und Likes gekauft.

Je bewusster du diese Schritte machst, desto Zufriedener wirst du mit dem Ergebnis sein.

Was möchtest du eigentlich auslagern?

Wie schnell und detailliert konntest du das jetzt beantworten? 😉

Wenn man sich nicht bewusst ist, was man überhaupt auslagern möchte, welche Arbeitsschritte dafür notwendig sind und wer so etwas machen kann, dann wird es schwer eine Ausschreibung zu erstellen und zu platzieren, die die richtige Kandidaten anzieht.

Deshalb solltest du einfach mal alle Aufgaben aufschreiben, die du nicht gerne machst ebenso wie die, die du nicht unbedingt selber machen musst. Oft ist das die Buchhaltung, typische Sekretariatsaufgaben, allgemeine  Kundenbespassung (alles was über 1:1 hinaus geht), aber auch Projektmanagement, Social Media etc.
Das ist natürlich noch viel zu global und sollte auf echte Aufgaben mit Arbeitsschritten herunter gebrochen werden. Das hilft nicht nur dabei eine Stellenausschreibung zu verfassen sondern auch deinem neue Team-Mitglied den Einstieg in dein Unternehmen zu erleichtern. Denn wer weiß, was er zu tun hat und wo er etwas findet, arbeitet sich viel schneller ein.

Wichtig:
Es ist verführerisch die Prozesse und Arbeitsabläufe von deinem Dienstleister zu übernehmen. Doch denke immer daran, dass es ein freier Mitarbeiter ist, der/die sich nicht an deinen Unternehmenszielen orientiert sondern an seinen eigenen. Sicher kann es hilfreich sein, wenn ein Spezialist die Abläufe nochmals optimiert und etwas an seine Arbeitsweise anpasst, aber du solltest die Hoheit über all deine Prozesse behalten, immer. Dein Unternehmen. Deine Ziele.

Wen suchst du überhaupt?

Du hast jetzt deine Aufgaben spezifiziert und daraus auch ein ungefähres zeitliches Volumen identifizieren können.
Nun solltest du dir noch Gedanken machen, wie erfahren dein neues Team-Mitglied sein soll, welches Budget du aktuell zur Verfügung hast, ob du einen Allrounder möchtest oder lieber mehrere Spezialisten. Hier gibt es für jeden das richte Team-Mitglied.
Doch denke auch dran, welche Persönlichkeit am besten zu dir passen würde. Denn bist du beispielsweise ein kreativer, unstrukturierter Chaot, bringt dir jemanden der pro-aktive anpackt und mitdenkt, dich aus den Wolken holt, auch mal klare Worte findet und viel Geduld hat mehr als jemand der dir sehr ähnlich ist. Es ist wichtig jemanden zu finden der dich gut ergänzt und dich optimal unterstützt.
Ein bewährtes Mittel sind Case Studys, also Szenen aus dem Alltag und wie dein Kandidat diese lösen würde.
Tipp: Nimm einfach etwas, dass dich aktuell beschäftigt und sieh ob dir der Lösungsansatz weiterhilft.
Auch in der Online-Welt liest man jetzt öfter das Persönlichkeitstest, wie der MBTI (Myers Briggs), von den Bewerbern gefordert werden. Online-Tests dieser Art beruhen ausschließlich auf Selbstwahrnehmung und im Falle einer Bewerbung sind sie oft von dem Gedanken „was erwartet man von mir wie ich bin“ getrieben! Deshalb sind solche kostenlosen Tests meiner Meinung nach mit Vorsicht zu genießen.
Abschließend lässt sich sagen, wer das Thema Outsourcing mit ein wenig Überlegung angeht, wird am Ende Zeit, Geld und Nerven sparen.